This is not an official committee (yet). If you are interested, please contact haaijer@snt.
This document is never done. Please extend it with new learnings and choices as time goes on.
SNT has always been a big proponent of open source and self-hosting. Given the current (~2025) happenings in the US, decision makers in Europe and the UT are also starting to share these ideas.
We have been focusing on roughly 4 separate subprojects. Some will be broken out when they get bigger:
For the last ~8 years SNT has been running an oVirt cluster to provide virtual machines to associations at the university and for it's own projects. Since the software is not very maintained anymore, we are looking at alternatives. The research done for this might also help other organisations with the options of VM hosting outside of the big commercial clouds. As of writing, no definite option has been chosen yet. But it will likely end up between Cloudstack, Incus or Proxmox
Some evaluated options:
TODO: Matrix, Mattermost, Discord, Simplex, UT situation, etc
Within the University of Twente, many technical studies used to have a Discord group for every module for students to communicate with eachother and with teachers for questions. This was a great way to get faster support from peers and enabled a searchable and accessible platform.
Since end of 2025, the UT has decided to ban the use of Discord. This is not completely unfair since it's an American platform likely owned by Tencent (chinese state). Unfortunately, no good alternative was given.
One department was already running mattermost and was happy with that. Unfortunately, due to licensing this is not an easy option. Most departments switched to teams, but this is has worse UX and is still Microsoft.
SNT has been running a large matrix server for a few years. First publicly and then later limited to Dutch universities. While there are some technical problems with the main server implementation Synapse, the UI/UX is described as “Not worse than M$ teams”.
SNT is currently evaluating options for onboarding other associations, and perhaps even helping the UT set up an instance as the main chat platform for student communication.
WIP. It would be nice to offer an office suite to associations that is not google or microsoft, and perhaps roll that out to the full UT.
Some popular options:
SNT has a workstation GPU available in the room for anyone wanting to experiment with running local LLM's. It can run deepseek etc. at decent speeds.
The easiest way to get started is with Ollama + Open-webui. Keep in mind that running without a GPU is really really slow.
Local LLM's do not yet have the quality that the big commercial ones do, partially due to hardware limits and partially due to the models. They do however get quite close.
The UT (LISA+EEMCS) are working on procuring some GPU's to set up a local LLM for UT students and researchers. If necessary it might also be possible to lend some unused compute from one of the research groups?
Hoi René,
Dat is nogal een flinke vraag afhankelijk van een hoop factoren, maar om in ieder geval een beeld te geven:
Mocht je op korte termijn halsoverkop de keuze moeten maken dan zou je waarschijnlijk voor een combinatie van OpenXchange(email,calendar); Element(chat,video); Collabora/LibreOffice(word,excel); Nextcloud (bestandsbeheer) gaan. Dit zit tegenwoordig allemaal vrij aardig geintegreerd in Opendesk, een project van de Duitse overheid, welke die suite nu al op kleinere schaal gebruiken. Hierbij is de keuze vooral dat het iets meer lijkt op de Microsoft UI en omdat deze projecten wat ouder zijn is het importeren van data wat makkelijker.
Mocht het om een wat gecontroleerder plan gaan om alles op termijn over te zetten dan ben ik enorm te spreken over LaSuite. Dit is een combinatie van wat nieuwere projecten van de Franse overheid waar nu heel veel beweging in zit. Doordat er gekozen wordt om nieuwe applicaties te bouwen op basis van opensource componenten kan je een goede geintegreerd geheel krijgen met een user experience die net zo goed of beter is dan wat Microsoft kan leveren. LaSuite is nu voor chat en video dé standaard binnen de Franse overheid. Op relatief korte termijn komen daar o.a. ook kalender, mail, AI chat, projectbeheer bij. Binnen Nederland is MinBZK nu bezig met MijnBureau (oude foto's), wat een relatief simpel te deployen opzet is van LaSuite voor gebruik door de Nederlandse overheid en bedrijven. Hier ben ik de laatste tijd hier en daar wat mee aan het helpen.
Ik heb afgelopen week ook een aardig gesprekje met Henri gehad. Die was met SURF vooral aan het kijken om zoveel mogelijk op basis van Nextcloud te doen. Hij leek dat vooralsnog vooral voor bestandsbeheer, telefonie te willen doen. Nextcloud heb ik nog niet gebruikt voor meer dan puur bestandsbeheer dus ik kan hier geen mening over geven maar het zag er ook best aardig uit. Het doel is dan ook echt om op termijn zoveel mogelijk zelf of via SURF te gaan doen ipv alleen als backup. (Want dan zal je altijd op de zaken achterlopen)
Binnen een EEMCS wordt nu voor onderwijs-chats ook gekeken naar oplossingen als Zullip of Element. Als het goed is mogen wij daar komende weken een pilot voor starten.
Zoals je merkt is de trend nu dat overheden op basis van bestaande veelgebruikte bestaande componenten geintegreerde “suites” bouwen, en dat is denk ik ook wel de beste optie.
Uiteraard alles open source zodat je geen vendor of data lock-in hebt. De meeste applicaties hebben de mogelijkheid tot support contracten (zowel first als third-party) mocht dat nodig zijn. Ik moet er dan natuurlijk bij zeggen dat je open source niet als gratis moet zien (doneer!), maar het kan wel een hoop geld en hoofdpijn schelen.
Zijnoot: Ik begreep dat er ook al een club binnen LISA bezig was om de IAM (identiteitsbeheer) lokaal beschikbaar te maken ipv via Microsoft. Ik moedig dit enorm aan gezien het al een hoop scheelt om tenminste je eigen systemen nog te kunnen gebruiken als Microsoft of SURF eens “stuitert”.
Goed, het puntje data formats:
Ik denk dat de grootste limiterende factor hier is wat Microsoft aanlevert. Office documenten (docx, odt, xlsx, pptx) zijn eigenlijk overal met minimaal verlies in te laden.
Email is door de schaal en verschillende formats wat moeilijker. Dit is veel makkelijker als de databron nog bereikbaar is gezien men dan gewoon met de normale protocollen kan synchroniseren. In het geval dat dit van offline backups zou moeten wil je idealiter denk ik .eml (indivudele mailtjes) bestanden hebben op een gestructureerde manier zodat deze nog met iets van behoud van structuur de importeren zijn. Outlook's PST formaat kan met wat werk ook vaak wel geimporteerd worden. Volgens mij heeft de UT pre-google wel hun eigen mail gehost, dus je zou kunnen kijken of degenen die daar verantwoordelijk voor waren hier nog meningen over hebben. Je zou mail nog kunnen uitbesteden aan een andere Nederlandse partij, maar op een schaal van de UT zou ik dat eigenlijk liever gewoon in-house doen. (Of wellicht via SURF)
voor (video)chat zit je een beetje klem. Ik weet niet wat Microsoft hier voor exports geeft maar hier zal iemand eigenlijk gegarandeerd, als het al mogelijk is, een in-house converter voor moeten schrijven gezien hier geen gestandaardiseerde formats voor zijn. Henri gaf aan dat het in het verleden wel mogelijk was om cross-platform calls te doen van Google-Microsoft en dat dit waarschijnlijk ook wel zou kunnen tussen een andere oplossing-Microsoft. Ik heb hier om eerlijk te zijn geen hoge verwachtingen van.
Conclusie: Kijk vooral eerst eens wat Microsoft aan data export opties heeft, en ga op basis daarvan kijken hoeveel je uberhaupt op een ander platform zou kunnen terugzetten. Het is helaas in hun voordeel om dit zo moeilijk mogelijk te maken. Er was een aantal weken terug een aardig gesprek binnen de tweede kamer over de belastingdienst die ook zo'n 'backup' plan had; maar waar bleek dat het terugzetten nog steeds een kwestie van weken tot maanden zou zijn. Ik denk dat dit bij de UT in de huidige staat niet anders is, dus probeer daar echt rekening mee te houden. Ik ben in ieder geval al heel blij met de interesse!
Mocht je nog vragen hebben of hier uitgebreider over willen kletsen dan hoor ik het graag. Dit is iets wat bij mij, SNT, en veel IT studenten heel erg speelt, dus ik ben heel blij dat ook jullie hiermee bezig zijn!
Met vriendelijke groeten,
— Luc Haaijer
Bestuur SNT | Studenten net Twente Student CS @ Universiteit Twente
haaijer@snt.utwente.nl +31 6 576 48 286
Bastille 317 | 7522NL | Enschede
On 2026-03-19 10:14, Arnhem wrote: Hallo Luc,
Jullie gaven in ons laatste overleg aan dat jullie onderzoek hebben gedaan naar open source of soevereine producten als vervanging voor bijvoorbeeld:
Outlook, Word, Excel etc.
Wij zijn aan het kijken of wij de data die in M365 (onedrive, teams etc) of we deze on premis gaan back-uppen.
Stel nu dat microsoft een soort noodknop indrukt en wij kunnen geen gebruik maken van de microsoft producten dan is de vraag.
Op welke soevereine manier (tools, apps) zouden wij dan de gerestorde data kunnen ontsluiten.
En in welk formaat moeten de bestanden dan zijn.
Zou je mij inzicht kunnen geven in welke alternatieven jullie allemaal hebben onderzocht en wat vanuit jullie dan een advies zou zijn. Op welke punten hebben jullie afwegingen gemaakt?
Groeten René
This issue needs work on two levels: Operational and Strategic. Us technies will mostly focus on the operational side, but keep in mind that what you setup will be used by more people than just you. We need something easy to use stable, and open. This is what the decision makers high up care about.
If you are related to a Dutch university and would like a free VM / physical machine to test new projects, SNT can help you!